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Trabajar sin estrés, ¿es posible?

Como empleados o estudiantes, tenemos muchas tareas, las cuales se van acumulando, acumulando y acumulando; generando un enredo y no sabemos por dónde empezar; entonces trabajar sin estrés, ¿es posible? Si esto te suena a algo impracticable, entonces ya es tiempo de que pruebes el método kanban

¿Qué es Kanban? es un método visual que ahora forma parte de las metodologías ágiles para gestionar, procesar y ver cómo se van completando tareas.  Los equipos que trabajan con kanban priorizan reducir la duración de un proyecto de comienzo a fin. 

Su etimología proviene de una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”, donde “Kan” es visual, y ban es “tarjeta”.

Este método se originó gracias a Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario, que trabajaba para Toyota en Japón y los principios de la metodología, son los siguientes:

  • Reducción de desperdicio, esto quiere decir, hacer lo justo y necesario, pero hacerlo bien. Se basa en el principio YAGNI, reducción de todo lo que es superficial o secundario.
  • Mejora continua, Kanban también es un sistema de desarrollo de proyectos, no sólo método de gestión.
  • Flexibilidad, hace referencia a las tareas acumuladas (backlog), dando la opción de poner énfasis en tareas imprevistas, según se requiera

¿Cómo se emplea Kanban?

Kanban es un tablero que cualquier persona puede crear. Se divide dependiendo del flujo de tareas, específicas para un proceso puntual o en su defecto, adoptar una forma genérica e 3 columnas, lo ilustro en seguida:

Como podemos observar se usa un tablero y tarjetas donde escribimos las tareas pendientes, las cuales iremos cambiando de columna, dependiendo el avance en la que cada una vaya.

  • To Do: Se encuentra en la primera columna, donde se ubican las tarjetas con las tareas próximas a realizar.
  • Doing: En este apartado se cambian las actividades que están en proceso.
  • Done: La última columna, donde trasladamos la tarjeta una vez concluida la tarea y es tiempo de congratularnos, porque hemos concluido satisfactoriamente.

Es importante destacar que otra característica que hace funcional este método es el asignar de 7 a 10 tareas a la semana, para poder culminar de manera óptima el proyecto.

¿Dónde realizo mi tablero?
Como te contaba, al inicio era un tablero tangible, donde se colocan tarjetas o post-it y se va cambiando de columna; sin embargo, con el avance tecnológico, ya existen plataformas que nos facilitan la creación de este tablero, te mencionare a continuación algunas extensiones de Google para que puedas aprovechar al máximo las ventajas que tienes con tu correo institucional:

  • Kanban Tool: Con esta extensión se pueden gestionar diferentes proyectos a la vez, también nos proporciona mucha información y estadísticas, ayudándonos a medir el progreso.
  • Breeze: Con esta opción podemos crear tableros en función de cada proyecto, de igual forma, podemos asignar tarjetas a cada uno e incluir a participantes en el mismo y llevar control del progreso de cada uno.
  • Drag: ¿Tu bandeja de entrada en un caos? Si la respuesta es sí, esta extensión te salvará, nos facilita la organización en función de prioridades, de un grupo determinado, categorías o proyectos.
  • Kanbanchi: Sigue perfectamente las reglas del método, permitiendo crear tableros y tarjetas, acomodar las tareas por importancia y subtareas. De igual forma mantenemos una perspectiva clara de los proyectos actualmente gestionados. Ahorraras tiempo en acomodar y asignar.

Si buscas que tu trabajo sea menos estresante, ¡Kanban es para ti!
Lograrás desglosar tus proyectos, eliminarás el acumulo de pendientes, entenderás lo que funciona y no funciona para tus proyectos, verás las áreas de oportunidad para mejorar el proceso y lo mejor de todo, serás más productivo y llevarás en orden tus actividades.

¿Te atreves a probarlo?

Escrito por:
LIC. ERANDI MENDOZA

Coordinación de Bachillerato en Universidad IUM.

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